給流程瘦身的四個(gè)手段
流程是由若干活動(dòng)節(jié)點(diǎn)按一定邏輯順序組織起來的,流程的價(jià)值需要由各個(gè)節(jié)點(diǎn)來支持和體現(xiàn),但們并不是所有流程中的節(jié)點(diǎn)都是有價(jià)值的,評(píng)估節(jié)點(diǎn)的價(jià)值需要從對(duì)整體流程的效率、質(zhì)量、成本三點(diǎn)來綜合考慮(之前博客介紹的“流程價(jià)值立方體”概念)。因此我們需要通過各種方式來達(dá)到消除這些節(jié)點(diǎn)的效果,以下是一些方式的介紹:
首先使用的方法是“清除”,該方法適用于那些確認(rèn)為是屬于非增值的浪費(fèi)節(jié)點(diǎn)而言,這些節(jié)點(diǎn)主要包括重復(fù)的活動(dòng),比如相同數(shù)據(jù)在不同環(huán)節(jié)不同部門的重復(fù)錄入,不必要的檢查和重復(fù)檢查活動(dòng)(有些產(chǎn)品在工藝或者技術(shù)的保證下已經(jīng)達(dá)到一定要求,就沒必要再設(shè)置對(duì)這些產(chǎn)品的檢查,以及對(duì)某些產(chǎn)品不必要的多次檢查),不必要的溝通活動(dòng)(要注意流程責(zé)權(quán)利的劃分,減少和無關(guān)部門,人員的沒必要的溝通而浪費(fèi)資源),不必要的等待審核和授權(quán)的活動(dòng)(領(lǐng)導(dǎo)要充分授權(quán),減少不必要的領(lǐng)導(dǎo)審核和授權(quán)的活動(dòng),尤其不要把“告知”的溝通當(dāng)成“審核確認(rèn)”活動(dòng)來處理)。
其次可以使用的方法是“簡(jiǎn)化”,目標(biāo)是簡(jiǎn)化工作方式,降低工作強(qiáng)度,消除無用活動(dòng)。包括:簡(jiǎn)化表格的填寫活動(dòng)(不必要的填寫要消除,有需要的填寫要簡(jiǎn)化表格內(nèi)容,只填寫必要信息,夠用就可以),簡(jiǎn)化物品流轉(zhuǎn)活動(dòng)(通過工作活動(dòng)的調(diào)整或者工位的調(diào)整簡(jiǎn)化流程中實(shí)際物品的物理位置的流轉(zhuǎn)活動(dòng)),簡(jiǎn)化溝通活動(dòng)(不能消除的溝通也要減少不必要的過度溝通)
第三個(gè)方法是“整合”,包括組織內(nèi)部流程的整合以及組織外部流程的整合。內(nèi)部整合以活動(dòng)內(nèi)容和角色兩方面綜合考慮,把一些列簡(jiǎn)單的活動(dòng)或者技能要求相近的活動(dòng)整合,安排給一個(gè)角色的人員承擔(dān),這樣縮短更多交接帶來的時(shí)間延誤,也減少錯(cuò)誤發(fā)生。將一些專業(yè)性較強(qiáng)的工作活動(dòng)安排給一個(gè)專門的團(tuán)隊(duì)完成,并在物理位置上集中,這樣可以降低物料的活動(dòng),便于內(nèi)部溝通。對(duì)外的整合包括對(duì)上游供應(yīng)商的整合和下游客戶的整合,盡量做到雙方流程的無縫有效對(duì)接,減少雙方信息流轉(zhuǎn)中的錯(cuò)誤的發(fā)生和信息的延遲。
最后一個(gè)方法是“信息化”,這個(gè)方法不能算是一個(gè)獨(dú)立的方法,但是他確實(shí)是在流程中非常有用的工具,它不但可以有效支持以上三個(gè)方法的實(shí)施,甚至在有些時(shí)候信息化在流程中可以起到顛覆的效果。因此在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上談流程改造、流程優(yōu)化是越來越普遍的方式。





