2010年，三星集團大中華區(qū)銷售額達到了518億美元，美的集團的全球銷售額突破1150億元，居歷史高點。而在公司內(nèi)部一些問題和隱憂也日漸顯現(xiàn)：員工的差旅費用成為公司運營的一項較大支出。企業(yè)每月都要準(zhǔn)備大量備用金和支付現(xiàn)金以備差旅使用，而眾多子公司使用不同的現(xiàn)金報銷流程復(fù)雜，導(dǎo)致報銷時效和格式缺乏一致性，給財務(wù)部門和差旅員工的工作都造成了極大的不便。
美的和三星所面臨的問題并不是個案，據(jù)美國運通公司發(fā)布的《2010年中國商務(wù)旅行情況調(diào)查報告》顯示，目前仍有91%和67%的企業(yè)采用現(xiàn)金收據(jù)報銷和暫支現(xiàn)金的方式支付差旅費用。通過科學(xué)而系統(tǒng)的手段加強內(nèi)部差旅管理，提高公司運營效率，已成為諸多公司亟待解決的問題。
一直占據(jù)商旅產(chǎn)業(yè)支付環(huán)節(jié)的各大金融機構(gòu)，也已經(jīng)意識到商旅費用管理市場的巨大空間。因敢于創(chuàng)新和服務(wù)品質(zhì)而享有口碑的招商銀行在2006年率先在國內(nèi)推出系列商務(wù)卡產(chǎn)品，包括精英商務(wù)卡、商務(wù)卡和采購卡，以其卓越的功能和全面的服務(wù)為企業(yè)提供了一整套個性化的商旅解決方案，在現(xiàn)金流、成本控制和員工滿意度管理上著手推動著企業(yè)商務(wù)管理，在2010年福布斯世界五百強企業(yè)榜單中，已有超過1/3的企業(yè)在中國使用招行商務(wù)卡。
舒緩現(xiàn)金壓力，釋放備用金
美的集團全球員工20萬人，在使用招行商務(wù)卡之前，旗下各產(chǎn)業(yè)集團每個月平均用于員工差旅的備用金較大，這給企業(yè)的現(xiàn)金流造成了一定的壓力，也限制了運營層面更多的資源調(diào)度。
招行商務(wù)卡為企業(yè)提供獨立于個人授信的企業(yè)專項授信，可以進行包括機票、酒店等在內(nèi)的五大商旅專項支出，員工消費后公司在設(shè)定的還賬日集中還款即可，極大地減少了差旅的現(xiàn)金量。
“自從推出商務(wù)卡計劃以來，用于差旅和招待費報銷的備用現(xiàn)金已幾乎減少到 0%?！泵赖娜针娂瘓F的管理層對招行商務(wù)卡為公司帶來的利益點有切身的體會。
報銷流程優(yōu)化 差旅成本降低
“以前，我出差前要先提交紙質(zhì)版申請，找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽字?；貋砗蟀炎∷?、吃飯、打車的發(fā)票給財務(wù)，再找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)過總部層層審核才能走完報銷流程。”一位美的員工這樣說到，“出趟差，要把行政、財務(wù)、運營管理找個遍，別提有多麻煩了?！?br /> 招行商務(wù)卡與美的集團使用的電子報銷系統(tǒng)之間的完美結(jié)合則為解決這些煩惱找了一條捷徑。員工只需在出差前登錄系統(tǒng)，提交申請，獲得各團隊領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后便可開始行程。出差回來后將信用卡交易憑條和交易記錄交給財務(wù)部門。財務(wù)人員核實交易憑條即可完成審核，銀行提供月度的財務(wù)報表和財務(wù)分析，相對節(jié)約了行政和財務(wù)部門30%的工作量。
得到節(jié)約的除了行政成本，還有差旅成本。招行商務(wù)卡也是一個商旅信息綜合平臺，企業(yè)授權(quán)人可以隨時查詢交易信息、商戶信息，通過分析交易數(shù)據(jù)提高了和酒店的議價能力，節(jié)約了差旅成本。同時由于交易自動生成的商務(wù)卡數(shù)據(jù)被直接發(fā)送到電子管理系統(tǒng)，大大減少了人為操作的空間，并且可以一查到底。境外專業(yè)媒體《商業(yè)旅行新聞》報道顯示，長期、全程、度身定做的差旅管理能為公司節(jié)省50%以上的成本，減少行政部門的工作負(fù)擔(dān)以及人員占用，使員工差旅更高效、便捷和舒適。
滿意度提高之法
“在用招行商務(wù)卡之前，公司的報銷手續(xù)有點繁瑣?！?三星電子(中國)管理支持團隊高級財務(wù)經(jīng)理隋銘這樣說到?！霸趩⒂蒙虅?wù)卡之前，員工要用很多時間整理收款憑據(jù)和以手工方式把所有相關(guān)的交易數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，招商銀行商務(wù)卡與三星全球 ERP 系統(tǒng)集成之后，商務(wù)卡交易數(shù)據(jù)可以自動輸入三星專用的開支管理模塊當(dāng)中，員工報銷的手續(xù)可以在幾分鐘之內(nèi)完成，節(jié)省了他們的時間，還保證所提交的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，因此員工感到很滿意?！?br /> 同時招行的服務(wù)口碑也為員工的滿意度加分。前期，銀行會派專業(yè)團隊駐扎公司，分析差旅管理流程中的問題，將商務(wù)卡系統(tǒng)與ERP、OA等企業(yè)自有系統(tǒng)有機結(jié)合。并在六個月里，為集團內(nèi)的商務(wù)卡管理員提供5次以上的培訓(xùn)課程，教授企業(yè)員工如何申請、使用、支付等一系列問題。除了國際通行的支付功能，全年無休的中英雙語400熱線、突發(fā)事件提供全球24小時緊急救助等服務(wù)和關(guān)懷也讓可能身處全球各地的國際化企業(yè)員工有了更加安心的保障。
“我們最終選擇招行商務(wù)卡，不僅僅是因為招行遍布全球的網(wǎng)絡(luò)，更主要是因為它在公司業(yè)務(wù)方面一直做得很專業(yè)，而且很安全?！?strong>美的集團的相關(guān)負(fù)責(zé)人說出了選擇招行的理由。洞悉環(huán)境趨勢，提供專業(yè)細致的服務(wù)；根據(jù)客戶個性化需求，尋求解決之道。這就是三星和美的不約而同地選擇招商銀行參與他們企業(yè)資金流程管理的原因。